1. Esporadicamente, as diretorias de área e coordenadoria interessadas, poderão receber comunicado da Diretoria de Administração, indicando a possibilidade de manifestar interesse de participar em licitação a ser realizada por outra unidade do Ifes ou dos demais órgãos federais.

2. Havendo o interesse em adquirir futuramente os itens relacionados no termo de referência do órgão gerenciador da licitação, a coordenadoria/diretoria de área deverá:

2.1 realizar o levantamento dos itens e quantitativos de interesse;

2.2 comunicar-se com as demais coordenadorias/diretorias para agrupamento da demanda e abertura de único processo, caso mais de uma coordenadoria/diretoria tenha interesse no objeto;

2.3 Abrir processo de compra/contratação:

2.3.1 Selecionando opção de Classificação CONARQ, de acordo com a natureza do processo, dentre as opções que aparecem ao serem digitadas as palavras-chave “compra” ou “contratação”, assim como “obra”, “construção” ou “reforma”.

2.3.2 Descrevendo o objeto e o número da identificação da IRP, no campo “assunto detalhado”

2.4 Produzir e anexar ao processo:

2.4.1 Documento de Formalização de Demanda (DFD)

Necessário para todo processo de compra/contratação.

Trata-se do DFD que foi preenchido para o Plano de Contratações Anual (PCA), tendo originado a contratação prevista no calendário de contratações.

Deve ser retirado do Sistema de Compras, seguindo os passos:

1. Acessar o ícone de usuário no canto superior direito da tela de abertura do sistema, selecionando “PGC”;

2. Selecionar o filtro “PCA 20XX – XXXX”, escolhendo ano a que se refere o Plano;

3. Selecionar a guia “Meus DFDs”, caso o DFD tenha sido feito pela própria pessoa que está consultado;

3.1 Caso tenha sido outra pessoa que cadastrou o DFD desejado, deve-se selecionar “DFDs da minha UASG” e digitar, no campo de filtro “Termo a ser pesquisado”, o número do DFD ou o nome da área requisitante ou uma palavra relativa à descrição do objeto.

4. Identificado o DFD, deve-se procurar na coluna “Ações” o ícone “Visualizar DFD” e clicar no mesmo;

5. No canto inferior direito há a opção “Baixar Documento”, que, ao ser clicada, será gerado uma versão em pdf do DFD. Essa versão deverá ser anexada no processo de contratação a ser aberto no SIPAC.

Caso não exista DFD para a contratação pretendida, ou seja, caso a contratação não tenha sido planejada, o requisitante deverá:

1. Acessar o sistema e realizar a criação de novo DFD, seguindo os passos detalhados no item 4 do guia “Planeje suas demandas de compras”, concluindo com o envio do DFD para aprovação.

2. Uma vez enviado o novo DFD, basta baixá-lo e anexar ao processo, conforme instruções dos itens 4 e 5 anteriormente detalhados.

2.4.2 Estudo Técnico Preliminar (ETP) Digital

Deve ser Preenchido no Sistema de Compras (art. 4º da IN SEGES/ME nº 58/2022)

Ao entrar no sistema o usuário deverá acessar, no ícone de usuário no canto superior direito, a opção “ETP”.

Para preenchimento, caso ainda não tenha, solicite acesso ao sistema de demanda de compras.

Documento obrigatório, conforme IN SEGES/ME nº 58/2022.

O ETP a ser elaborado pelo setor demandante pode tomar como base o ETP do órgão gerenciador, o qual pode ser copiado selecionando a guia “ETPs de outras UASGs” e digitar em seguida o código da UASG gerenciadora da licitação. Após copiado, deve-se fazer as devidas alterações visando adequar o ETP à realidade da área demandante da participação.

2.4.3 Requisição de Participação – Modelo no SIPAC

a) Adicionar documento no processo carregando o modelo do SIPAC “TERMO DE REFERÊNCIA-REQUISIÇÃO DE PARTICIPAÇÃO IRP”;

b) Preencher o documento conforme as informações, quantidades e características do objeto demandado;

b.1) Deve-se manter a indicação de numeração dos itens conforme termo de referência recebido do órgão gerenciador.

2.4.4  Termo de Referência do órgão gerenciador

Anexar no processo o termo de referência original, produzido e enviado pelo órgão gerenciador da compra.

2.5 Após instruído o processo, encaminhar o processo para a Diretoria de área (caso seja aberto por uma coordenadoria), que encaminhará para a Diretoria-geral.